Datenschutzerklärung für Webinare

Datenschutzerklärung für Webinar-Teilnehmer (GoToWebinar)

Mit dieser Datenschutzerklärung möchten wir Sie über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei der Teilnahme an Webinaren mittels der Software „GoToWebinar“ informieren.

1. Verantwortliche

Für die Datenerhebung und Verarbeitung im Rahmen von Webinaren ist die BDO Austria Holding Wirtschaftsprüfung GmbH verantwortlich.

2. Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten

Zur Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Webinaren (Informationsveranstaltungen, Online-Trainings, Kund:inneninformationen) setzt die BDO Österreich Gruppe die Software GoToWebinar des Anbieters GoTo Technologies Ireland Unlimited Company (im Folgenden kurz „GoTo“) ein. GoTo agiert in diesem Zusammenhang als unser Auftragsverarbeiter, mit welchem wir auch eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (gemäß Art. 28 DSGVO) abgeschlossen haben. Von Personen, die sich zu unseren Webinaren anmelden bzw. daran teilnehmen, erheben bzw. verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:

Informationen zu den Webinar-Teilnehmer:innen: Vorname, Nachname, Adresse (wenn angegeben), E-Mail-Adresse, Telefonnummer (wenn angegeben), Firma/Organisation, Position im Unternehmen, Stellenbeschreibung (wenn angegeben) sowie Zeitpunkt der Anmeldung zum Webinar.
Webinar-Metadaten: Thema, ggf. Beschreibung, Teilnehmer:innen-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen.
Bei Einwahl via Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit, Verbindungsdaten, wie z.B. die IP-Adresse des Geräts.
Textdaten: Wenn ein:e Webinar-Teilnehmer:indie Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen nutzt, werden die von dem:der jeweiligen Teilnehmer:in getätigten Texteingaben verarbeitet, um diese im Webinar anzuzeigen und zu protokollieren. Der:die Webinar-Teilnehmer:in kann selbst entscheiden, Fragen nur an Vortragende oder an das Auditorium zu stellen. Sofern Fragen gestellt wurden, die im Rahmen der Nachbereitung eines Webinars beantwortet werden, erfolgt die Verarbeitung der Fragen sowie der E-Mail-Adressen der Webinar-Teilnehmer:innen, um im Nachgang die Beantwortung durchführen zu können.
Bei Aufzeichnung eines Webinars: Unsere Webinare werden aufgezeichnet, um sie später on-demand zur Verfügung stellen zu können. MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats. Da Kameras und Mikrofone der Webinar-Teilnehmer:innen deaktiviert sind, werden im Rahmen der Aufzeichnung allenfalls gestellte Fragen von Webinar-Teilnehmer:innen in Textform gespeichert.
Aufmerksamkeitsfaktor: Während des Webinars registriert die Software, ob das Webinarfenster bei Webinar-Teilnehmer:innen als primäres Fenster geöffnet ist. Diese Information wird während eines Webinars erhoben (z.B. „Aufmerksamkeitsfaktor 80%“). Dadurch können Vortragende erkennen, ob Webinar-Teilnehmer:innen die Aufmerksamkeit verlieren.
Interessensquote: Im Anschluss an das Webinar analysieren wir, basierend auf sieben Faktoren (darunter Teilnahme an Kurzumfragen, Chatbeiträge und „Aufmerksamkeitsfaktor“) das Interesse der Webinar-Teilnehmer:innen am besuchten Webinar. Dies dient dazu, unseren Webinar-Teilnehmer:innen weitere relevante und für sie interessante Informationen zur Verfügung stellen zu können.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung iSd Artikels 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

3. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen von GoToWebinar wird auf den Rechtsgrund des berechtigten Interesses gemäß Artikel 6 Abs 1 lit f DSGVO gestützt, welches in der Organisation und Durchführung von Webinaren sowie der Nachbereitung (z.B. nachgelagerte Fragenbeantwortung) und Weiterentwicklung von Webinaren (z.B. Erstellung von Teilnehmer:innenstatistiken zu Webinaren im Zeitverlauf, Effektivität von und Interesse an Webinaren) besteht.
Bei kostenpflichtigen Webinaren wird die Organisation und Durchführung auf die Rechtsgrundlage der Vertragserfüllung gemäß Artikel 6 Abs 1 lit b DSGVO gestützt.

4. Verarbeitung der Daten

Im Rahmen der Datenverarbeitung bei Verwendung von GoToWebinar werden zur Bereitstellung technischer Dienste personenbezogene Daten in die Vereinigten Staaten von Amerika übermittelt. Grundlage hierfür sind Standardvertragsklauseln gemäß Artikel 46 Abs 2 lit c iVm Abs 5 DSGVO. Um die Sicherheit der personenbezogenen Daten gewährleisten zu können, werden diese verschlüsselt übermittelt. In Zusammenhang mit GoToWebinar werden personenbezogene Daten ggf. innerhalb der BDO Österreich Gruppe weitergegeben. Bitte beachten Sie, dass eine Weitergabe an Dritte grundsätzlich nicht vorgesehen ist, allerdings insofern erfolgen kann, als ein aufgezeichnetes Webinar auf unserer Webseite bereitgestellt wird. Sofern wir Webinare gemeinsam mit anderen Webinar-Organisatoren, die in den jeweiligen Einladungen ersichtlich sind, durchführen, werden Vor- und Nachname, Adresse (wenn angegeben), E-Mail-Adresse, Telefonnummer (wenn angegeben), Firma/Organisation, Position im Unternehmen, Stellenbeschreibung (wenn angegeben) sowie Zeitpunkt der Anmeldung zum Webinar von Webinar-Teilnehmer:innen, gestützt auf das berechtigte Interesse der jeweiligen Webinar-Organisatoren an diese weitergegeben. Für die weitere Verarbeitung sind die jeweiligen Webinar-Organisatoren jeweils alleine verantwortlich.

5. Betroffenenrechte

Betroffene Personen (Webinar-Teilnehmer:innen) haben das Recht auf Auskunft seitens des Verantwortlichen über die sie betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung unrichtiger Daten. Zudem besteht ein Recht auf Löschung, sofern einer der in Artikel 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt, z.B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden. Es besteht zudem das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in Artikel 18 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegt und in den Fällen des Artikels 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit. Werden Daten auf Grundlage von Artikel 6 Abs 1 lit f erhoben (Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen), steht der betroffenen Person das Recht zu, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Anfragen richten Sie bitte an datenschutz@bdo.at.

Wenn Sie als betroffene Person eine Anfrage an uns richten, sind wir verpflichtet bei begründetem Zweifel an Ihrer Identität diese festzustellen. Die Art des Identitätsnachweises richtet sich dabei nach dem Begehren. Ihre Anfrage und unsere Beantwortung werden wir für 13 Monate zum Nachweis der gesetzesgemäßen Bearbeitung aufbewahren.

Bei Fragen und Beschwerden wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten: datenschutz@bdo.at Gemäß Artikel 77 DSGVO steht Ihnen das Recht zu, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Sie können sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder Unternehmenssitzes wenden. Die Unternehmen der BDO Österreich Gruppe unterliegen der Aufsicht durch die österreichische Datenschutzbehörde (Barichgasse 40-42, 1030 Wien, dsb@dsb.gv.at).

6. Speicherdauer

In Zusammenhang mit Webinaren verarbeitete personenbezogene Daten werden solange gespeichert, wie es für die definierten Zwecke, allenfalls unter Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen, notwendig ist. Vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungsfristen, die bei entgeltlichen Webinaren anwendbar werden können, werden personenbezogene Daten grundsätzlich für die Dauer von zwei Jahren nach Durchführung des jeweiligen Webinars gespeichert.

Wenn Sie bei GoToWebinar als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über Webinare (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bei GoToWebinar gespeichert werden, wobei die diesbezügliche Verantwortung bei GoTo Technologies Ireland Unlimited Company liegt.

7. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:

Unseren Datenschutzbeauftragten können Sie wie folgt erreichen:
BDO Austria Holding Wirtschaftsprüfung GmbH
QBC 4 - Am Belvedere 4
Eingang Karl-Popper-Straße 4
1100 Wien
E-Mail: datenschutz@bdo.at
Tel: +43 5 70 375

8. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Die Unternehmen der BDO Österreich Gruppe unterliegen der Aufsicht durch die Österreichische Datenschutzbehörde (Barichgasse 40-42, 1030 Wien, dsb@dsb.gv.at) bei welcher Sie gemäß Artikel 77 DSGVO bei einem Verstoß gegen datenschutzrechtliche Normen Beschwerde einreichen können.

Zuletzt geändert am 16. August 2024