Unser Thema am People Thursday, dem 2. November 2023:
In den letzten Jahren hat sich die Arbeitswelt stark verändert, insbesondere durch die verstärkte Nutzung von Remote Work. In vielen Teams sind Home Office und hybrides Arbeiten bereits im Alltag integriert und nicht mehr aus dem Arbeitsleben wegzudenken. Auch „Workation“ findet immer mehr Anklang und wird oftmals von Arbeitgeber:innen als attraktiver Benefit zur Mitarbeiter:innenbindung angeboten. Diese neuen Entwicklungen bringen auch neue Herausforderungen mit sich. Zum einen müssen sich Unternehmen intensiver mit den rechtlichen Rahmenbedingungen rund um Remote Work auseinandersetzen, zum anderen erfordert die ortsunabhängige und standortübergreifende Arbeitsweise eine neue Art der Führung.
Im folgenden Artikel gehen wir auf die neuen Verordnungen im Bereich Home Office und Remote Work ein und stellen Ihnen 5 Tipps zur erfolgreichen Führung von hybriden Teams vor.
Home Office geht ins Dauerrecht über
Eines ist klar, Home Office ist gekommen, um zu bleiben und begleitet uns auch nach der Pandemie im Arbeitsleben weiter. Die meisten Mitarbeiter:innen sehen flexibles Arbeiten bereits als selbstverständlich und Voraussetzung an.1)
Während der Covid-19-Pandemie wurden steuerliche Regelungen betreffend Home Office eingeführt, um der fortschreitenden Digitalisierung und dem zunehmenden beruflichen Arbeiten im Home Office gerecht zu werden. Neben dem Home Office Pauschale können seither auch Kosten für die Anschaffung ergonomischen Mobiliars bei Home Office Tätigkeit in einem gewissen Ausmaß geltend gemacht werden. Die Regelungen waren vorerst nur bis 2023 befristet. Doch auch nach dem Abklang der Covid-19-Krise arbeiten viele Arbeitnehmer:innen weiterhin im Home Office. Mit dem Progressionsabgeltungsgesetz 2024 wurde die Regelung nunmehr ins Dauerrecht übernommen. Konkret bedeutet dies, dass
- die Deckelung mit EUR 300 Maximalbetrag pro Jahr bei ergonomischem Mobiliar beibehalten wird.
- Darüber hinaus können jene Beträge, die den jährlichen Höchstbetrag übersteigen, künftig zeitlich unbegrenzt berücksichtigt werden, während der bisherige beschränkte zeitliche Geltungsbereich der Bestimmung auch eine betragliche Begrenzung im Gesamtausmaß der Abzugsfähigkeit zur Folge hatte.
- Das Pauschale von bis zu EUR 3 pro Home Office Tag steht unbefristet, inhaltlich aber im Vergleich zur bisherigen Regelung unverändert zu.
Workation, ein attraktiver Benefit zur Mitarbeiter:innenbindung
Immer größerer Beliebtheit erfreut sich auch eine weitere Form der Telearbeit, die Workation. Dabei handelt es sich um eine Beschäftigungsform, bei der Mitarbeiter:innen Urlaub und Arbeit miteinander kombinieren möchten. Damit Workation ein positives Arbeits- und Urlaubserlebnis wird, sollten Sie sich im Vorfeld mit den arbeits-, sozialversicherungs- und steuerrechtlichen Aspekten vertraut machen.
Aus arbeitsrechtlicher Perspektive stellt Workation eine Form der Telearbeit dar, denn die Arbeitsleistungen werden außerhalb der Geschäftsräume des:der Arbeitgebenden erbracht. Hierbei ist es wichtig zu beachten, dass Workation wie auch Home Office Tätigkeiten explizit mit dem:der Arbeitgeber:in vereinbart werden müssen.
Sollte die Workation im Ausland stattfinden, muss neben dem österreichischen Arbeitsrecht auch das nationale Recht des jeweiligen Staates beachtet werden, in dem die Workation ausgeübt wird. Innerhalb der Europäischen Union findet die Rom-I-VO Anwendung, die für begrenzte Aufenthalte in anderen EU-Staaten bei Bestehenbleiben des gewöhnlichen Arbeitsortes in Österreich weiterhin grundsätzlich die Geltung des österreichischen Arbeitsrechts vorsieht. Etwaige zwingende Bestimmungen des jeweiligen nationalen Rechts können dennoch zur Anwendung gelangen.
Neben den arbeitsrechtlichen Aspekten von Workation, gilt es auch sozialversicherungsrechtliche Aspekte zu beachten. Bei Workation innerhalb der EU, des EWR und der Schweiz regelt die Verordnung (EG) 883/2004, dass der:die Arbeitnehmer:in nur dem Sozialversicherungsrecht eines Staats unterliegt. Unter gewissen Voraussetzungen sowie Vorliegen einer A1-Bescheinigung bleibt auch bei Workation in anderen EU-Staaten das österreichische Sozialversicherungsrecht anwendbar. Bei Workation in Drittstaaten müssen die jeweiligen nationalen Bestimmungen unter Heranziehung etwaiger bilateraler Abkommen beachtet werden.
Auch steuerrechtliche Aspekte dürfen bei der Planung einer Workation nicht außer Acht gelassen werden. Ist der:die Arbeitnehmer:in in Österreich steuerlich ansässig, so hat Österreich grundsätzlich das Besteuerungsrecht für sämtliche erzielte Einkünfte. Bei Workation im Ausland kann es jedoch auf Basis der anwendbaren Doppelbesteuerungsabkommen zu einer Aufteilung des Besteuerungsrechts zwischen Österreich und dem Aufenthaltsstaat kommen. Insbesondere bei längeren Aufenthalten von mehr als 183 Tagen oder der Begründung eines Wohnsitzes im Staat der Workation ist eine anteilige Besteuerung im Ausland möglich.
5 Tipps zur erfolgreichen Führung von hybriden Teams
In einer hybriden Arbeitsumgebung, wie sie sowohl Home Office als auch Workation darstellt, arbeiten Teams sowohl remote als auch im Büro zusammen. Vor allem Führungskräfte sind hier mit neuen Herausforderungen konfrontiert. Diese bestehen darin, ein effektives und harmonisches Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem Teammitglieder erfolgreich zusammenarbeiten können, unabhängig von ihrem Standort.
- Klare und transparente Kommunikation:
Eine der wichtigsten Strategien für die hybride Führung ist eine klare Kommunikation. Da Teammitglieder nicht physisch am selben Ort sind, ist es entscheidend, Erwartungen und Ziele regelmäßig zu kommunizieren. Führungskräfte sollten sicherstellen, dass alle Mitarbeiter:innen über die gleichen Informationen verfügen und sich unabhängig von ihrem Standort gleichberechtigt fühlen. - Vertrauen als Basis:
Ein weiterer wesentlicher Aspekt der hybriden Führung ist das Vertrauen. Da Teams nicht mehr ständig physisch überwacht werden können, ist es wichtig, den Teammitgliedern zu vertrauen und ihnen die Verantwortung für ihre Arbeit zu überlassen. Dies bedeutet nicht, dass die Führungskraft die Kontrolle verliert, sondern dass sie sich auf die Ergebnisse und die Qualität der Arbeit konzentriert. - Flexibilität und Work-Life-Balance:
Eine hybride Arbeitsumgebung ermöglicht es Mitarbeiter:innen, ihre Arbeit flexibler zu gestalten und eine bessere Work-Life-Balance zu erreichen. Da verschiedene Teammitglieder unterschiedliche Arbeitsstile und -zeiten haben, ist es wichtig, flexibel zu sein und individuelle Bedürfnisse anzuerkennen. Dies kann bedeuten, unterschiedliche Arbeitszeiten zu akzeptieren oder verschiedene Arbeitsformate anzubieten. - Klare (Team-)Regeln:
Klare Regelungen, Absprachen und geklärte Erwartungen für die Zusammenarbeit aus der Ferne geben Orientierung und stärken das Miteinander. Zudem hat ein gemeinsamer Verständnisrahmen positive Auswirkungen auf Produktivität und Leistung.2) Das gesamte Team sollte in die Gestaltung der gemeinsamen Spielregeln einbezogen werden. Wichtig ist, dass dieselben Regeln für alle gelten und auch eingehalten werden. - Beziehungen pflegen und Zusammenhalt hybrider Teams stärken.
Wenn zu wenig Austauschmöglichkeiten gegeben sind, können sich Remote-Arbeitende schnell sozial isoliert fühlen und den Eindruck bekommen, nicht miteinbezogen zu werden. Damit die Beziehung zu dem:der Vorgesetzten und den Kolleg:innen nicht leidet, braucht es Zeit für den persönlichen und informellen Kontakt. Die Führungskraft ist hierbei gefragt, geeignete Formate einzuführen (wie z.B. regelmäßige Einzelgespräche, virtuelle Teamaktivitäten oder -workshops), um den Zusammenhalt und die Teamdynamik zu stärken.
Autorinnen:
Michaela Lexer michaela.lexer@bdo.at +43 5 70 375 - 8711 |
Cornelia Stangl |
Ansprechpersonen:
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Thomas Neumann thomas.neumann@bdo.at +43 5 70 375 - 1720 |
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