Strategische Personalplanung

Unser Thema am People Thursday, dem 31. August 2023:

Meistern Sie die stetig wachsenden Anforderungen einer sich schnell wandelnden Arbeitswelt

In der heutigen Arbeitswelt stehen Unternehmen vor einer Vielzahl von Herausforderungen, die sich aufgrund der aktuellen Lage auf dem Arbeitsmarkt ergeben. Die Pensionierungswelle der Babyboomer sowie der steigende Wunsch der jüngeren Generationen nach einer ausgewogeneren Work-Life-Balance werden den Arbeitsmarkt in den kommenden Jahren entscheidend prägen.

Dazu kommen Anforderungen neuer Arbeitsprofile aufgrund Digitalisierung und Innovation sowie die Folgen, die Krisen wie die Corona-Pandemie oder der Krieg in der Ukraine mit sich ziehen. Der bereits bestehende „War for Talents“ wird in Zeiten der sich schnell wandelnden Umwelt auf eine neue Stufe gehoben und fordert jetzt, das bestehende Personal zu halten und optimal einzusetzen. Das zielgerichtete Planen und nachhaltige Steuern von Anforderungen wird zur Königsdisziplin für das Überleben von Unternehmen. Hier kommt nun die strategische Personalplanung ins Spiel.

So gelingt Ihnen die Umsetzung

Die strukturierte Herangehensweise an die strategische Personalplanung erfordert einen klaren Prozess. Dabei ist der erste Schritt die Frage nach dem Warum. Dies bedeutet, konkrete und stichhaltige Gründe für den komplexen Planungsprozess zu identifizieren. Hierzu gehören Fragen wie:

Werden viele Mitarbeitende in den kommenden Jahren aufgrund von Pensionierungen ausscheiden?
Haben wir mit einer hohen Fluktuation zu kämpfen?
Führen Nachbesetzungen zu einem erheblichen Aufwand?
Fehlen uns bestimmte Kompetenzen, die für die Zielerreichung des Unternehmens notwendig sind?
Gibt es Möglichkeiten, bereits vorhandene Arbeitskräfte anderweitig einzusetzen?
Verfolgen wir neue Geschäftsstrategien, Modelle oder Projekte?

Können Sie einen Großteil dieser Fragen mit Ja beantworten? Dann ist es an der Zeit, sich mit der strategischen Personalplanung zu beschäftigen. Um Ihnen den Prozess zu vereinfachen, haben wir diesen auf folgende 5 Schritte heruntergebrochen:

Der Ablauf beginnt immer mit der Definition der Frage: „Welche strategischen Ziele verfolgen wir?“ – denn der Zweck der strategischen Personalplanung ist es, die Zielerreichung in konkrete und praktikable Maßnahmen zu übersetzen.
Führen Sie eine Ist-Analyse Ihres aktuellen Personalstands durch. Dabei geht es nicht um die individuelle Betrachtung von Stellen, sondern vielmehr um die Gruppierung in sogenannte „Jobfamilien“. Dabei werden Stellen artverwandter Tätigkeiten zu einer Jobfamilie gebündelt. Die Stellen/Funktionen werden dabei unabhängig von Organigramm, Level oder Vergütung gebündelt, damit ein nützliches neues Ordnungskriterium für Ihre Organisation geschaffen werden kann. Dies erleichtert die Steuerung Ihrer Organisation, unterstützt die Standardisierung Ihres HR-Managements und schafft Transparenz sowie Vergleichbarkeit für Management und Mitarbeitende. Analysieren Sie schließlich für jede Jobfamilie klassische Kennzahlen wie Alter, Eintritts- und Austrittsdaten, Arbeitszeit und Tätigkeit als auch Daten zur Fluktuation, Arbeitszufriedenheit und Motivation sowie Kernkompetenzen, Fähigkeiten und Qualifikationsniveaus.
Im nächsten Schritt wird das Soll-Bild ermittelt, das in Anlehnung an die ermittelte Zielsetzung aus Schritt 1 aufzeigen soll, welche Jobfamilien, Kompetenzen und Fähigkeiten Ihr Unternehmen in Zukunft benötigt. Die Erstellung von Zukunftsszenarien ist ein entscheidender Aspekt der strategischen Personalplanung. Nutzen Sie hierzu einerseits das Branchen- und Marktwissen von Kund:innen und Expert:innen, hören Sie aber auch in die Belegschaft und sprechen Sie mit den Mitarbeitenden aus den jeweiligen Jobfamilien darüber, wie sich ihre Tätigkeiten voraussichtlich entwickeln werden. Andererseits können Trendanalysen Sie dabei unterstützen, mögliche Veränderungen vorherzusehen. Wir empfehlen hierzu das regelmäßige Durchführen von Trendboards, bei denen sich eine freiwillig zusammengestellte Gruppe von Mitarbeitenden, die Interesse am Thema haben und aus allen Bereichen und Jobhierarchien vertreten sein sollten, regelmäßig zusammenkommt. Im Trendboard werden externe und interne, quantitative sowie qualitative Daten gesammelt, geclustert, in einen Kontext gesetzt und schließlich in einem Szenario für das Unternehmen durchgedacht. Die so gewonnen Erkenntnisse helfen bei der Entscheidung, welche Jobfamilien und Kompetenzen an Bedeutung gewinnen oder verlieren werden.
Die derzeitige Belegschaft und ihre Fähigkeiten werden nun mit den zukünftig benötigten verglichen. Hierbei decken Sie auf, in welchen Bereichen es Defizite gibt und wo sie möglicherweise bereits Überschüsse und/oder ungenutzte Potenziale haben. Der Bedarf an Fähigkeiten und Kompetenzen kann anhand der Jobfamilien sinnvoll kategorisiert werden und schließlich können Sie passende Handlungsstrategien daraus ableiten.
Im letzten Schritt geht es um das Tun! Um konkrete Schritte zu entwickeln, bieten sich Workshops mit den Verantwortlichen der strategischen Personalplanung sowie relevanten Schlüsselpersonen an. Hierbei ist es entscheidend, klare Schritte zu definieren wie etwa Vorgehensweise, betroffene Jobfamilien, Verantwortliche, erwartete Dauer und Zielsetzung.

Der Blick nach innen lohnt sich

Gerade was die Maßnahmenumsetzung betrifft, haben wir oft beobachtet, wie sich Unternehmen in der ständigen Jagd nach neuen Talenten außerhalb ihrer Organisation verlieren. Dabei kann der Blick nach innen ebenso lohnend sein – denn die eigene Belegschaft birgt oft jenes (nicht eingesetztes) Potenzial, das Sie benötigen. Fördern Sie die kontinuierliche Weiterentwicklung Ihrer bestehenden Mitarbeitenden, sensibilisiere Sie Führungskräfte, ihr Personal stärkenbasiert einzusetzen und den Mitarbeitenden das Werkzeug zur Weiterentwicklung selbst in die Hand zu legen. Schaffen Sie ebenso eine Kultur, in der sich Ihre Mitarbeitenden entfalten können und die gewünschte Innovation mit Engagement und Kreativität vorantreiben können und zeigen Sie stets Wertschätzung in Form einer nachhaltigen und fairen Vergütung. Auch wenn Geld die Motivation nicht immer steigert, kann eine unzureichende Bezahlung zu Demotivation führen und andere Motivationsinitiativen überlagern. All diese Aspekte sollte die strategische Personalplanung nicht außer Acht lassen. Schließlich hat sich gerade in diesen volatilen Zeiten gezeigt: Retention ist das neue Recruiting!

Autorin:

Sonja Liebing

sonja.liebing@bdo.at
+43 5 70 375 - 1081

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