Unser Thema am People Thursday, dem 9. März 2023:
Trotz der technischen Möglichkeiten von heute stecken viele HR-Abteilungen noch im administrativen Sumpf der manuellen Arbeit fest. Der Sprung der digitalen Transformation scheint häufig noch eine große Hürde darzustellen. Diese Wahrnehmung wurde auch im Rahmen einer Studie von Bitkom Research im Auftrag von Personio1) bestätigt. 89% der befragten HR-Mitarbeiter:innen geben an, dass ein erheblicher Teil ihrer Zeit den Admin-Tätigkeiten zur Last fallen und sie dadurch nicht das volle Potenzial ausschöpfen können.
Die Rolle von HR ist im Wandel: HR-Abteilungen als reine administrative Stelle zu betrachten, gehört längst der Vergangenheit an. Heute nehmen diese vermehrt den Platz als wichtige, strategische Partnerin in Organisationen ein. Gleichzeitig haben personaladministrative Bereiche wie beispielsweise Stammdatenverwaltung, Zeitmanagement oder Personalverrechnung den Anspruch, mit hoher Präzision, Fehlerlosigkeit und Pünktlichkeit ausgeführt zu werden. Diese Tätigkeiten binden jedoch einen Großteil der vorhandenen Ressourcen, wodurch weniger Raum und Zeit für andere wesentliche Personalthemen bleibt.
Die Optimierung von Daten und damit einhergehende Prozesse sind somit ein wichtiger Schritt, damit HR-Abteilungen ihrer neuen Rolle mehr Zeit widmen können. Durch die Automatisierung von administrativen Aufgaben und die effektive Nutzung von Datenanalysen kann Ihre HR nicht nur effektiver arbeiten, sondern den Fokus auf strategische Aufgaben legen, um Ihre Organisation zukunftsfit zu halten.2)
Realisierung von Potenzialen durch strukturierte Datenaufbereitung
In der Vergangenheit blieben Personaldaten oft ungenutzt oder wurden lediglich für allgemeine Diagramme und Tabellen aufbereitet. Heutzutage bieten sich eine Vielzahl an Möglichkeiten, Daten genau zu erheben und den Zeitaufwand je Tätigkeit quantitativ zu beschreiben.3) Ziel dabei ist es, eine strukturierte Datenbasis für die Ressourcenverteilung aufzubauen, Veränderungen und mögliche Engpässe zu erkennen und Ihnen dadurch eine Grundlage für evidenzbasierte Argumente zu schaffen.
Ein Beispiel für die Möglichkeiten einer solchen Datenanalyse findet sich hierfür im Austrittsmanagement. Bei Austritten werden meist rechtliche Austrittsgründe erfasst, die jedoch keinen Hinweis auf die Beendigungsursache geben. Die tatsächlichen Gründe wie z.B. Probleme mit Führungskräften oder dem Team, Gehaltsvorstellungen oder Entwicklungsmöglichkeiten, hingegen können als Teil eines standardisierten Trennungsmanagements strukturiert erhoben und analysiert werden. Dadurch können Sie anschließend entsprechende Maßnahmen ableiten.
Neben der Datenerfassung benötigt Ihre HR zunehmend eine Auflistung der KPI (Key Performance Indicators), um eine Bewertung der getroffenen Maßnahmen zu ermöglichen. Hierzu zählen beispielsweise die Beziehung der Anzahl an Überstunden und der Fluktuationsrate, Trennungsquote oder Cost-per-Hire. Diese Form des evidenzbasierten Vorgehens kann einerseits Ressourcenengpässe Ihrer HR-Abteilung durch einen Zuwachs der Arbeitslast quantitativ beweisen und andererseits die inhaltliche und ökonomische Sinnhaftigkeit Ihrer Personalmaßnahmen argumentieren.
Proaktiv Chancen ergreifen und ausschöpfen
Digitale Veränderungen sollten gründlich durchdacht sein
Das exponentielle Wachstum der Digitalisierung verändert auch die Arbeitsweise Ihrer HR. Eine Anpassung an diese Veränderungen sowie die Nutzung neuer Technologien und damit einhergehende Entwicklung digitaler Kompetenzen wird notwendig sein, damit Sie zukunfts- bzw. wettbewerbsfähig bleiben. Um eine bessere Positionierung am Markt zu erreichen, nehmen sich Unternehmen oftmals vor, bestehende HR-Systeme zu optimieren und neue Softwareprogramme zu implementieren. Prozessanalysen spielen hier eine entscheidende Rolle, das Beste aus den Möglichkeiten der jeweiligen Technologie rauszuholen. Wenn Sie beispielsweise überlegen, eine neue Software für Zeitwirtschaft einzusetzen, sind folgende Dinge zu erheben bzw. zu bedenken:
- die rechtlichen Verpflichtungen, die die Software abdecken muss
- funktionierende Schnittstellen zu bestehenden HR-Systemen
- die zufriedenstellende Bedienbarkeit der Nutzer:innenoberfläche
- die Garantie von Datengenauigkeit und Datensicherheit
Unüberlegte Prozessveränderung sowie voreilige Softwareimplementierungen haben oftmals einen Gegeneffekt und liefern weniger Effizienz. Je genauer Sie den Prozess analysieren, desto weiter kann die Prozesstransparenz und -kontrolle erhöht werden. Erst durch diese Einsichts- und Eingriffsmöglichkeit kann der Prozess ohne Effizienzverlust durch Digitalisierung und Automatisierung modifiziert werden.4)
Künstliche Intelligenz braucht eine strukturierte Datenbasis
Auch die Nutzung von künstlicher Intelligenz (KI) erweckt in vielen HR-Abteilungen die Hoffnung auf einfache Verbesserung und mehr Effizienz. Es gibt zahlreiche KI-Programme, die derzeit in verschiedenen HR-Bereichen eingesetzt werden, wie beispielsweise Chatbots und Spracherkennung, Interview-Tools, Bewerber:innenauswahl-Tools oder KI-basierte Personalentwicklungsprogramme.5)
Hierbei spielt Datenstrukturierung und -pflege eine wichtige Rolle, da strukturierte und standardisierte Daten wesentlich leichter für die Nutzung einer KI aufbereitet werden können. Durch eine konsistente Formatierung sind Ihre Daten viel präziser analysierbar, wodurch die Genauigkeit und Zuverlässigkeit, die Schlüsselfaktoren für die Nutzbarkeit sind, der KI steigen.
Wo Daten sind, folgen Datenschutz und Compliance
Wenn über Daten gesprochen wird, dann sollten Sie auch die Themen Datenschutz und Compliance stets bedenken. Vor allem für die Einhaltung rechtlicher Anforderungen sind gepflegte, strukturierte Daten wichtig. Bereits die Markierung gewisser Daten als „personenbezogene Daten“ ist eine Art von Strukturierung, die wesentlich zur Einhaltung der DSGVO beiträgt. Des Weiteren kann schlechte Datenqualität zu Schwierigkeiten in der Beweisbarkeit zur Einhaltung Ihrer Compliance führen. Zum Beispiel kann es Probleme und vor allem Mehraufwand in Verbindung mit dem Arbeitszeitgesetz geben, wenn die Zeitaufzeichnungsdaten nicht sauber gehalten und korrekt geführt werden.
Welche Schritte können Sie heute setzen?
Optimierung der HR-Datenverarbeitung – mehr Zeit gewinnen
Setzen Sie bereits am Beginn Ihrer Prozesse an. Durch standardisierte Abfragen und Formulare kommen Daten bereits strukturiert in Ihrer HR an, womit es wesentlich einfacher wird, mit diesen zu arbeiten und sie zu pflegen. Beispiel: Verwenden Sie ein Online-Formular für die Stammdatenabfrage beim Onboarding statt einer Erhebung per E-Mail.
Prozessoptimierung durch HR-Daten
Es sollen Prozesse beurteilt und verbessert werden, keine Menschen. Durch die Analyse von HR-Daten können Sie Arbeitsprozesse und -aufgaben genau analysieren und erheben, z.B. welche Tätigkeitsaspekte am häufigsten benötigt bzw. gefordert sind oder am meisten Zeit in Anspruch nehmen. Anhand dieser Erkenntnisse können kontinuierliche Verbesserungen Ihrer Ressourcenengpässe abgeleitet werden.
HR-Arbeit messbar machen - Aufsetzen einer HR-Argumentationsbasis
Die gute Nachricht ist: Es ist möglich! Durch eine Definition von Kennzahlen, die eine aussagekräftige Messung der Wirkung Ihrer HR-Maßnahmen ermöglichen. Anschließend müssen die benötigten Informationen gesammelt und verarbeitet werden. Durch die Implementierung eines systematischen HR-Controllings können Sie diese Kennzahlen laufend überwachen, steuern und verbessern.
1) Traumberuf HR? Wunsch und Wirklichkeit in Zeiten der Digitalisierung (2020) Bitcom Research Studie im Auftrag von Personio. <zuletzt aufgerufen: 08.03.2023>
3) Marr Bernard: Why Data Is HR’s Most Important Asset. <zuletzt aufgerufen: 08.03.2023>
4) Schönenberg, Ulrich (2010). Prozessexzellenz im HR-Management. Professionelle Prozesse mit dem HR-Management Maturity Model, Springer-Verlag Berlin Heidelberg
5) Bersin Josh (2023) HR Technology 2023: What´s Hot? What´s Not? <zuletzt aufgerufen: 08.03.2023>
Autoren:
Alexander Cordes alexander.cordes@bdo.at +43 5 70 375 - 1008 |
Dominik Lammer dominik.lammer@bdo.at +43 5 70 375 - 1594 |
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