Unser Thema am People Thursday, dem 16. März 2023:
Achtsame Trennungsgespräche prägen eine wertschätzende Trennungskultur und sind Garant für eine positiv erlebte Unternehmenskultur. Der heutige People Thursday Beitrag befasst sich mit den wichtigsten Aspekten des Trennungsmanagements und gibt einen Überblick darüber, welche Zahlungen von Arbeitgebenden anlässlich der Beendigung eines Dienstverhältnisses begünstigt gewährt werden.
Warum wird faires Trennen immer wichtiger?
Digitalisierung, Fachkräftemangel, demografischer und werteorientierter Wandel gestalten unsere Arbeitswelt komplett um. Der Wettlauf um Talente wird immer markanter und erzeugt bei vielen Unternehmen massiven Veränderungsdruck. Die neue Mitarbeiter:innengeneration achtet vermehrt auf das Arbeitsklima sowie die vorherrschende Kultur und wählt anhand dessen ihre Arbeitgeber:innen aus. Für ein erfolgreiches Employer Branding und eine funktionierende Talent Supply Chain wird der Umgang mit neuen, bestehenden und auch scheidenden Mitarbeiter:innen zum fundamentalen Erfolgsfaktor. Die Art und Weise, wie ein Unternehmen Trennungen gestaltet und menschlich begleitet, ist richtungsweisend.
Eine in der Unternehmenskultur1) verankerte würdigende Vorgangsweise der Trennung ist unumgänglich. Unschöne Kündigungen belasten immer das gesamte System. Materielle Kosten wie Prozess- oder Fluktuationskosten sind direkt quantifizierbar und treten kurzfristig auf. Langfristig spürbar sind hingegen verdeckte Kosten wie die Belastung des Betriebsklimas durch Gerüchte und Ängste, der Verlust von Know-how und Arbeitsmotivation bis hin zum Imageschaden durch Gekündigte. Werden Trennungen wertschätzend gestaltet, kann sich eine Kultur der Angstfreiheit etablieren, die wiederum Raum für dringend benötigte Kreativität und Innovationsfreude eröffnet.
Unglücklich macht meist nicht das „Was“, sondern das „Wie“
Um Verlustängste abzufedern, ist es essenziell, Betroffene achtsam zu verabschieden und in der Trennungsphase professionell zu begleiten. Ein respektvoller Abschied ermöglicht nicht nur einvernehmliche Auflösungen von Dienstverhältnissen, sondern vermittelt nach innen und außen, dass dem Unternehmen ein harmonisches Miteinander wichtig ist. Professionelles Trennungsmanagement muss in allen Phasen gut durchdacht sein und konsequent sowie einheitlich umgesetzt werden, damit es positiv auf alle Beteiligten wirkt. Aus diesem Grund darf auch New Placement bei einem fairen Trennungsmanagement nicht fehlen.
Das „Wie“ bei Trennungen ist ausschlaggebend, denn es hat den größten Einfluss auf die verbleibenden Mitarbeiter:innen. Sie beobachten sehr genau, wie mit gekündigten Kolleg:innen umgegangen wird und ziehen daraus ihre Schlüsse. Eine ganzheitliche Trennungsstrategie ist daher enorm verhaltensförderlich. Stellt das Unternehmen institutionalisierte Räume des Austausches zur Verfügung, können Unruhen und Unsicherheiten aufgefangen werden. Ehrliche Information und Kommunikation fördern Vertrauen, Loyalität und Identifikation – wesentliche Faktoren der Mitarbeiter:innenbindung. Regelmäßige Feedbackprozesse stellen sicher, dass eine ausgewogene Balance zwischen Alt und Neu hergestellt wird.
Wie führen Sie Ihre Trennungsgespräche?
Führungskräfte, die Trennungsgespräche führen, sind nach wie vor zu wenig geschult, um im schwierigsten Mitarbeiter:innengespräch Beziehungskonflikte konstruktiv zu bewältigen und Gefühlen offen zu begegnen. Nur rund ein Fünftel2) der Führungskräfte bereitet sich mithilfe von Trennungs-Workshops darauf vor. Die Art der Gesprächsführung sowie die Gesprächsinhalte müssen mit Unternehmensleitung, Personalleitung und Betriebsrat abgestimmt sein und zu Ihrer Unternehmenskultur passen. Die nachhaltig kulturfördernde Aufgabe besteht darin, eine kreative, beidseitig einvernehmliche Lösung herbeizuführen. Nur so wird ein Trennungsprozess im ganzen Unternehmen als fair, sorgfältig und organisiert erlebt.
Welche Zahlungen sind im Rahmen der Beendigung eines Dienstverhältnisses begünstigt?
Aus abgabenrechtlicher Sicht ist bei einer Zahlung im Rahmen der Beendigung eines Dienstverhältnisses stets auf den wahren wirtschaftlichen Gehalt der Zahlung abzustellen:
Als Dank und in Anerkennung langjähriger Dienste können Arbeitgebende anlässlich der Beendigung des Dienstverhältnisses ihren Arbeitnehmenden neben eines allenfalls bestehenden gesetzlichen oder kollektivvertraglichen Abfertigungsanspruchs (zusätzlich) freiwillige Abfertigungen gewähren. Diese sind für jene Arbeitnehmer:innen, die dem System „Abfertigung Alt“ unterliegen, nicht nur sozialversicherungsbeitrags- und lohnnebenkostenfrei, sondern können (innerhalb bestimmter Grenzen) mit dem begünstigten Steuersatz von 6% besteuert werden.
Werden hingegen strittige Gehaltsansprüche anlässlich der Beendigung des Dienstverhältnisses durch einen Vergleich bereinigt, kann diese Vergleichszahlung zwar in der Lohnsteuer begünstigt abgerechnet werden; das Ausmaß der Begünstigung hängt dabei vom Abfertigungssystem („Alt“ oder „Neu“) ab. In beiden Fällen sind diese Zahlungen aber sozialversicherungspflichtig.
Außerdem besteht die Möglichkeit, Arbeitnehmende zu einer einvernehmlichen Lösung des Dienstverhältnisses zu motivieren, indem Zahlungen für den Verzicht auf Arbeitsleistungen für künftige Lohnzahlungszeiträume (sog. Abgangsentschädigungen) geleistet werden. Diese Zahlungen sind zwar sozialversicherungsfrei, allerdings voll lohnsteuer- und lohnnebenkostenpflichtig.
Darüber hinaus sind Zahlungen, die bei oder nach Beendigung des Dienstverhältnisses aufgrund eines Sozialplans zur Milderung der finanziellen Einbußen der gekündigten Dienstnehmer:innen geleistet werden, in der Lohnsteuer unter bestimmten Voraussetzungen (teilweise) steuerbegünstigt und in der Sozialversicherung beitragsfrei sowie auch von den Lohnnebenkosten befreit.
Da bei Zahlungen im Zusammenhang mit der Beendigung von Dienstverhältnissen stets die Gefahr einer abgabenschädlichen Anspruchsumwandlung („Verschleierung“ von beitrags- bzw. abgabenpflichtigen Ansprüchen wie z.B. Urlaubsersatzleistungen, offene Zeitguthaben, Prämien etc.) besteht, empfehlen wir eine individuelle Beratung unter Prüfung des konkreten Einzelfalls aus beitrags- und abgabenrechtlicher Sicht.
Autorinnen:
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Julia Mäder |
Kerstin Tomancok |
Ansprechpartner:
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Thomas Neumann |
1) Heppe, C. (119 2023). HR Journal. Die 3 wichtigsten Trends in der Trennungskultur: https://www.hrjournal.de/die-3-wichtigsten-trends-in-der-trennungskultur/ abgerufen
2) Kienbaum Consultants International GmbH. (2021). Trennungsmanagement Update 2021. Deutschland: Kienbaum Consultants International GmbH.