Workation

Unser Thema am People Thursday, dem 1. September 2022:

Mobiles Arbeiten erfreut sich insbesondere bei jüngeren Arbeitnehmer:innen immer größerer Beliebtheit. Viele Arbeitnehmer:innen möchten ihre Arbeit vom Ausland aus erbringen, wodurch auch die Grenzen zwischen Arbeit (work) und Urlaub (vacation) zunehmend verschwimmen und beispielsweise die sogenannte Workation als neue Arbeitsform mit sich bringen. Wird die Beschäftigung auch teilweise im Ausland ausgeübt, hat dies arbeitsrechtliche, sozialversicherungsrechtliche und steuerrechtliche Auswirkungen, die bereits im Vorfeld abgeklärt werden sollten.

Kulturelle und Team-Aspekte

Eine relevante Facette dieser Form des Arbeitens sind die Auswirkungen, die es zu steuern gilt – etwa auf das Individuum sowie Kolleg:innen. Das sogenannte dislozierte Arbeiten, also die Loslösung der beruflichen Tätigkeit von einem fixen Arbeitsplatz, gehört seit Covid-19 in vielen Berufen zur neuen Normalität. Bei Workation halten sich Mitarbeiter:innen in der Regel länger an einem Ort ihrer Wahl auf und sind von dort beruflich aktiv und digital an Kolleg:innen angebunden. Dabei eine für alle Beteiligten positive und sinnvolle Integration zu erreichen ist kein Selbstläufer. Je nach Normen und Werten ist eine Organisation stets durch eine spezifische Kultur geprägt. Wie wichtig persönliche Begegnung und Austausch ist, wurde uns besonders in Zeiten von Lockdowns vor Augen geführt. Im Rahmen von Workation ist die räumliche Distanz gewollt und dank Digitalisierung in den meisten Fällen problemlos darstellbar.

Für eine erfolgreiche Nutzung dieser neuen Variante Flexibilität bedarf es sinnvoller Spielregeln, um private Bedürfnisse und Arbeitgeberinteressen unter einen Hut zu bekommen. Wer darf bzw. kann dieses Format nutzen? Wie kommuniziere ich die Workation an die, die dieses Format nicht nutzen können? Wie gewährleiste ich eine wertschätzende und produktive Kommunikation in diesem Format? Wie spüre ich als Führungskraft, ob das Teammitglied in der Ferne Unterstützung braucht?

Workation steigert nicht nur die Attraktivität des Arbeitgebers. Sie eröffnet auch neue Arbeitsmarktfacetten, da überzeugte Freelancer:innen und Selbstständige mit diesem Format vielleicht doch ihre Dienste in einem Anstellungsverhältnis erbringen wollen. Dabei die sozialen Effekte von Beginn an mitzudenken und in die organisationsspezifische Kultur einzubetten, entscheidet über den Erfolg dieses Instruments. Um für alle Beteiligten einen tatsächlichen Benefit zu ermöglichen, ist es wichtig, die notwendigen rechtlichen Vorschriften und Compliance-Bestimmungen im Auge zu behalten. Nachstehend geben wir Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Themenbereiche.

Arbeitsrechtliche Aspekte

Im österreichischen Recht finden sich keine ausdrücklichen Regelungen zu Workation. Daher muss auf die allgemeinen arbeitsrechtlichen Regelungen zurückgegriffen werden. In einem ersten Schritt ist aus österreichischer Sicht zwischen Home Office und dem mobilen Arbeiten (auch „Telearbeit“) zu unterscheiden. Unter Home Office ist nur die Arbeit von der eigenen Wohnstätte oder der Wohnstätte von nahen Angehörigen (z.B. Partner:in) zu verstehen. Telearbeit hingegen umfasst die Arbeitsleistung außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten des Arbeitgebers.

Workation stellt aus arbeitsrechtlicher Sicht Telearbeit dar. Sowohl Home Office als auch Telearbeit müssen grundsätzlich zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer:in vereinbart werden. Einen Anspruch seitens Arbeitnehmer:in auf Home Office und oder Telearbeit gibt es grundsätzlich nicht. Soll die Möglichkeit von Telearbeit einem größeren Kreis an Arbeitnehmer:innen angeboten werden und ist ein Betriebsrat vorhanden, sollte dieser jedenfalls im Rahmen des allgemeinen Informationsrechts darüber in Kenntnis gesetzt werden. Zudem können Kollektivverträge besondere Regelungen für Telearbeit vorsehen. In der Vereinbarung zur Telearbeit sollten jedenfalls Aspekte wie räumlicher Geltungsbereich (z.B. nur Österreich, EU/EWR oder auch Drittstaaten), Erreichbarkeit, zeitliche Befristung, Rückkehrpflicht, Kostenerstattung oder Datenschutz geregelt werden.

Sollte Workation im Ausland stattfinden, ist auch das anwendbare Arbeitsrecht eine Thematik. Erfolgt die Workation innerhalb der EU, so wird das anwendbare Arbeitsrecht durch die Rom-I-VO geregelt. Wurde keine Rechtswahl zugunsten des österreichischen Rechts getroffen, kommt trotzdem grundsätzlich österreichisches Recht zur Anwendung, wenn die Workation von begrenzter Dauer und der gewöhnliche Arbeitsort weiterhin in Österreich gelegen ist. Es ist jedoch empfehlenswert im Arbeitsvertrag festzuhalten, dass grundsätzlich österreichisches Arbeitsrecht vereinbart wurde. Trotz Anwendbarkeit des österreichischen Arbeitsrechts können zwingende Arbeitnehmer:innen-Schutzvorschriften des Tätigkeitsstaat zur Anwendung gelangen – in Frage könnten etwa Bestimmungen zu Mindestentgelt, Mindesturlaub, Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten usw. kommen. Jedenfalls sollte vorab aus Sicht des Staats, von dem aus die Telearbeit bzw. Workation erfolgt, abgeklärt werden, welche Arbeitnehmer:innen-Schutzvorschriften zwingend zu beachten sind.

Weiters sollte auf die aufenthalts- und beschäftigungsrechtlichen Aspekte Bedacht genommen werden. Innerhalb der EU können Arbeitnehmer:innen im Zuge der Arbeitnehmer:innenfreizügigkeit ihren Arbeitsort (relativ) frei wählen. Für die Arbeitsausübung im Drittstaat kann jedoch eine Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis erforderlich sein.

Sozialversicherungsrechtliche Aspekte

Für Tätigkeiten innerhalb der EU, des EWR und der Schweiz (im Folgenden als „Mitgliedstaaten” bezeichnet) gilt die Verordnung (EG) 883/2004. Diese regelt das anzuwendende Sozialversicherungsrecht für Tätigkeiten innerhalb des Gemeinschaftsgebiets, des EWR bzw. der Schweiz und hat zum Ziel, auch in grenzüberschreitenden Fällen sicherzustellen, dass nur das Recht über die soziale Sicherheit eines Staats zur Anwendung gelangt. Im Zusammenhang mit grenzüberschreitendem Tätigwerden im Home Office bzw. im Rahmen der Telearbeit bzw. Workation sieht die Verordnung mehrere Möglichkeiten zur Beurteilung des Sachverhalts vor. In Abhängigkeit der tatsächlichen Ausgestaltung der Workation kann es sich entweder um eine Tätigkeit in mehreren Mitgliedstaaten („multi-state-worker") oder um eine Entsendung handeln. Die EU hat sich diesem Thema ebenfalls bereits angenommen und im Rahmen einer Guidance zur derzeitigen Rechtslage Anhaltspunkte zur Beurteilung der sozialversicherungsrechtlichen Konsequenzen grenzüberschreitender Tätigkeit von Dienstnehmer:innen ausgearbeitet. Unter bestimmten Voraussetzungen wird es weiterhin möglich sein, auch im Rahmen einer Workation ausschließlich den Vorschriften über die soziale Sicherheit jenes Lands zu unterliegen, die vor der Workation anwendbar waren. Als Nachweis der ausschließlichen Anwendbarkeit des österreichischen Sozialversicherungsrechts ist vor Antritt der Auslandstätigkeit innerhalb der EU/EWR und der Schweiz eine A1-Bescheinigung zu beantragen.

Steuerrechtliche Aspekte

Ist ein:e Arbeitnehmer:in in Österreich steuerlich ansässig, hat Österreich grundsätzlich das Besteuerungsrecht für das gesamte Welteinkommen des:r Arbeitnehmer:in. Wird die Tätigkeit im Rahmen der Telearbeit bzw. Workation im Ausland ausgeübt, muss für eine umfassende Beurteilung der steuerlichen Konsequenzen das zwischen Österreich und dem Tätigkeitsstaat abgeschlossene Doppelbesteuerungsabkommen herangezogen werden.

Liegt die Ansässigkeit eines:r Arbeitnehmer:in in Österreich und hat diese:r im ausländischen Tätigkeitsstaat weder einen Wohnsitz noch den gewöhnlichen Aufenthalt, verbleibt das Besteuerungsrecht in der Regel in Österreich, wenn sich der:die Arbeitnehmer:in im Tätigkeitsstaat insgesamt nicht länger als 183 Tage während eines Zeitraums von zwölf Monaten (je nach konkretem Doppelbesteuerungsabkommen Kalenderjahr, Steuerjahr, 12-Monatszeitraum etc.) aufhält und das Entgelt weiterhin vom österreichischen Arbeitgeber bezahlt wird. Erfolgt die parallele Tätigkeit im Arbeitgeberstaat Österreich und im Ausland über einen längeren Zeitraum, so sehen die Doppelbesteuerungsabkommen in der Regel eine Aufteilung des Besteuerungsrechts zwischen den beiden Staaten entsprechend der jeweils ausgeübten Arbeitstage vor. In diesem Fall müsste im jeweiligen Ausland abgeklärt werden, wie die Steuer für die Auslandstage im jeweiligen Ausland eingehoben und abzuführen ist.

Aus Sicht des österreichischen Arbeitgebers ist zu beachten, dass abhängig von der Art und Dauer der genauen Tätigkeit des:r Arbeitnehmer:in das Risiko besteht, eine Betriebsstätte im Ausland zu begründen.

Autor:innen:

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